Тайм-менеджмент: правила корпораций

Искусство управлять другими начинается с искусства управления своим временем. Это золотое правило рано или поздно принимает любой хороший руководитель. Time-management сегодня - это не просто модное слово, а эффективный инструмент, который помогает добиться успехов и создать дисциплинированную и ответственную команду. Своим опытом делится Алексей Рештенко, директор департамента региональных продаж Microsoft в России.

Три года мы проводили «Совет директоров» - мероприятия, на которых топ-менеджеры и собственники бизнеса общались, обсуждали интересные темы и завязывали новые деловые контакты. Цель сформировать бизнес-сообщество - достигнута, большинство руководителей города хорошо знакомы друг с другом. Поэтому возникла необходимость двигаться вперед и менять формат деловых встреч. Теперь ежемесячно мы будем не просто общаться на заданную тему, но и приглашать эксперта – человека, который может поделиться реальным опытом и предложить инструменты и информацию, полезные для бизнеса.

Алексей Рештенко:

Хочу поделиться личным опытом управления временем, который сложился у меня во многом благодаря Microsoft.

Моя основная задача - развитие и продвижение продуктов компании в регионах, в моем подчинении около 200 сотрудников от Владивостока до Калининграда, более того, я - единственный из Совета Директоров Microsoft в России, кто живет не в Москве, что объясняет необходимость особого подхода при организации совещаний, деловых встреч и тд. Естественно, в круг моих ежедневных дел входит множество стратегических задач, анализ огромного потока информации, взаимодействие не только с российскими коллегами, но и с теми, кто зарубежом, плюс постоянная смена часовых поясов и командировки. По уровню регионального развития Россия опережает Индию, Китай и некоторые другие страны. Внутри компании мы всегда делимся успешным опытом с коллегами, поэтому сейчас я еще занимаюсь масштабной работой по подготовке рекомендаций для развивающихся стран.

Такой ритм - большой вызов для меня, чтобы быть эффективным менеджером, необходимо уметь расставлять приоритеты и грамотно управлять своим временем.

Алексей Рештенко, директор департамента региональных продаж Microsoft в России

Правильно построенная система тайм-менеджмента должна укладываться в формулу: в моей жизни есть время и для работы, и для семьи, и должно оставаться ещё немного досуга. Я никогда не хотел становиться похожим на тех руководителей, которые работают 18-20 часов в сутки. Конечно, тайм-менеджмент в том виде, в котором он существует в моей жизни, сформировался не сразу. Во многом организовать каждый свой день, а далее месяц и год мне помогли ритмы и правила, существующие в самой компании:

1.Гибкое планирование.

За 10 лет работы в компании Microsoft я научился планировать работу на полгода вперед. В компании есть внутренние циклы, которые помогают это делать. Хотя каждый день расписан полностью, вплоть до обеденного перерыва и того времени, которое я провожу в дороге, это не значит, что изменения плана невозможны. Я всегда составляю план лишь в общих чертах, что делает его достаточно гибким. Это помогает контролировать все изменения исходя из приоритетов.

Мой календарь в Outlook доступен всем коллегам через корпоративную сеть. Это дает возможность каждому сотруднику знать, когда и где я могу быть для него доступен лично или по телефону.

2. Самостоятельность подчиненных и делегирование полномочий.

Я всегда поощряю самостоятельность подчиненных. Когда сотрудники чётко понимают свои полномочия и не боятся принимать решения, руководитель может высвободить больше времени для дел, которые может решить только он.

В нашей компании очень хорошая дисциплина. Об обязанностях никому не напоминают - это личная ответственность каждого. Если все нормально, то руководство не беспокоит людей на местах.

3. Возможность работать всегда и везде.

Такие возможности складываются из множества мелочей. Во-первых, чтобы избежать потери времени в пробках, я приезжаю на работу и уезжаю с неё чуть раньше. Во-вторых, большую часть телефонных переговоров я стараюсь провести в дороге. Наконец, в-третьих, компания Microsoft на основе собственных технологий и решений предоставляет все возможности работать удаленно. Рабочее место сотрудника может быть в любой произвольной точке, где есть Интернет и ноутбук. Облачные решения очень удобны с этой точки зрения, а мы в Microsoft стараемся максимально эффективно использовать их потенциал как для самих себя, так и открывать его для партнеров и заказчиков. В том числе, этой цели служат объединенные коммуникации. Все совещания, переговоры и конференции транслируются в Microsoft Lync, и принять участие в них можно, даже находясь в аэропорту. Более того, если вам срочно необходима какая-либо информация из рабочей почты, но доступа в сеть нет, вы можете в прямом смысле слова «позвонить» в свою электронную почту. Microsoft Exchange Server предоставляет возможность голосового управления, робот за считанные секунды найдет и прочитает вам важное письмо, продиктует контакты и сообщит, какие встречи у вас в календаре.

4. Умение расставлять приоритеты.

Одно из самых важных умений для управления временем - это расстановка приоритетов. Особенно это касается деловых встреч. В больших компаниях необходима бюрократия, а следовательно, частые и длинные совещания. Я принимаю участие только в тех встречах, которые действительно нужны. Кроме того, я всегда стараюсь предельно ужимать их по времени. Не менее важно тщательно готовиться к каждой встрече и чётко понимать её цели и задачи. Отдельно строкой в умении расставлять приоритеты стоит работа с электронной почтой. Многие руководители жалуются, что для них письма - источник больших проблем, так как они получают в день по 200 сообщений. Для меня самая главная клавиша в работе с почтой - это delete. По заголовку письма я определяю, важное оно или нет

5. Принимать решения сразу

Решения лучше принимать быстро и на месте, особенно по тем вопросам, где ошибка будет не так страшна. В противном случае такие вопросы будут накапливаться как снежный ком.

Резюмируя сказанное, могу сказать, что все эти способы управления временем приходили ко мне постепенно и естественно. Сама культура компании заставила это сделать. Кроме того, програмные продукты Microsoft очень помогают в повышении производительности труда. Например, позволяют синхронизировать все средства коммуникации на всех устройствах, которыми вы пользуетесь.

Принципы работы волгоградских руководителей:

Тимур Бадретдиновспециалист по работе с партнерами департамента регионального развития Microsoft в России.

Никита Анплитовзаместитель генерального директора ЗАО "Стримлайн"

Данил Крыловдиректор "КИТ Финанс" по Волгоградской области

Андрей Колодезневдиректор компании "Bibigreen

Александр Авериндиректор ООО "Агат-МБ", официальный дилер Mercedes-Benz в г. Волгоград

Дмитрий Ткачевдиректор регионального филиала ЗАО "Сити-экспресс"

Павленко Еленадиректор ООО "Матрешка"

Ярешко Анастасияменеджер по маркетингу ВФ ФГУ "МНТК"Микрохирургия глаза" им. акад. С. Н. Федорова Росмедтехнологии"

Черная Екатеринаруководитель проекта National Business г. Волгоград

Тимур Бадретдинов:

Свою работу я планирую не на полгода, а на месяц-полтора вперед, так как у меня очень много оперативных встреч. Именно их эффективная организация составляет основу моего тайм-менеджмента. Первое правило продуктивной встречи - это подготовка, определение её главных целей, а также оценка необходимости личного присутствия. При этом я всегда прошу другую сторону проделать ту же работу, так как в противном случае встреча будет неэффективной.

Никита Анплитов:

Наша компания по меркам строительного бизнеса - достаточно скромная. Управлять коллективом в 10 человек гораздо проще, чем большими корпорациями. Для ор-ганизации коллектива мы пользуемся советскими методами - ежедневными планерками. Затем каждый занимается своей работой в заданном ему направлении, причем для этого необязательно находиться в офисе. Наш начальник планирует на неделю вперед, соответственно я могу планировать только на три дня, и всё могу держать в голове. Я живу рядом со строящимися объектами, это помогает сделать работу более эффективной - всегда можно встретиться с клиентом на объекте в любое время.

Александр Аверин:

Я возглавляю одно из структурных подразделений автомобильного холдинга, в котором работают 2500 человек. Из них в моем подчинении находятся около 60. Задачи моего подразделения - в основном операционные, поэтому стараюсь принимать решения быстро и по существу. Мы также проводим еженедельные собрания, которые задают всему коллективу ритм на неделю. В компании есть книги Глеба Архангельского по тайм-менеджменту, но, к сожалению, оптимизировать бизнес-процессы гораздо сложнее, чем прочитать о них.

Дмитрий Ткачёв:

Я очень не люблю так называемые «незавершенки», которые ломают составленные планы. В их числе и дела, решение которых зависит от работы других людей. К примеру, пока тебе не пришлют какие-то сведения, нельзя двигаться дальше. На эти дела уходит не столько время, сколько нервы, поэтому каждое утро я стараюсь поставить точку в хотя бы одном незавершенном деле. У меня даже есть специальный список ожидания. Сверяясь с ним, я вижу, кого надо поторопить, кому надо напомнить о чем-то. При этом все важные дела я по-старинке веду на бумаге.

Андрей Колодезнев:

Я работаю в небольшой дистрибьютерской компании и занимаюсь организацией сетей сбыта. Каждое утро я составляю себе план на день. Мой рабочий день нередко заканчивается около часа ночи. Утром я езжу по встречам, после обеда приезжаю в офис, чтобы проверить его работу за весь день, а вечером мы с коллегами по электронке обсуждаем текущие вопросы.

Если есть какая-то «незавершенка», мы определяем четкие сроки её решения, а также используем электронные напоминания. Организации времени очень помогает делегирование полномочий. При этом менеджеры,которым делегируется какая-либо дополнительная ответственность, обычно получают за это материальное вознаграждение. Решения я также стараюсь принимать быстро и на месте. Если же вопрос сложный, то стараюсь его решить в течение двух дней. Всех сотрудников я также приучаю вести календари и составлять список дел на следующий день. Уходя с работы, каждый должен знать, чем будет заниматься завтра. Еженедельных планерок у нас нет - их замещают ежедневные, которые проходят в формате телефонных звонков.

Данил Крылов:

Я занимаюсь пенсионным обеспечением уже в течение восьми лет. Когда я начинал карьеру, у меня был 12-ти часовой рабочий день. Начать использовать принципы тайм-менеджмента меня, можно сказать, заставила жизнь. С появлением семьи я начал планировать сначала рабочий день, затем неделю, месяц и год. Только после того, как я выстроил систему управления временем, я начал транслировать её на сотрудников. Без испытания на собственном опыте, внедрить её невозможно. На сегодняшний день в нашей компании всё четко организовано, у персонала есть понимание циклов компании и подробные календари, расписанные в соответствии с этими циклами. Новые сотрудники быстро встраиваются в систему.

Павленко Елена:

Я руководитель кафе, и основу моего коллектива составляют молодые люди около 18-ти лет. Я стараюсь приучать их сдавать экшн-план каждую неделю. Для них это нелегко, но за год работы они привыкли. В этих планах они прописывают не только список дел, но и последовательность шагов, которые они должны будут предпринять, чтобы достичь результата. Эта практика имеет больше воспитательное и дисциплинарное значение, а кроме того, учит сотрудников определять круг своих полномочий. Это помогает добиться от них самостоятельности без самоуправства. Эта система позволила и мне экономить время. Теперь я работаю не до 11 вечера, как и кафе, а до 6, а также могу поручить некоторое встречи и решение вопросов менеджерам.